Dernière mise à jour : 17 juin 2026
Exergia accorde une attention particulière à la protection des données personnelles des personnes qui visitent le site Heat Pump Day, demandent une inscription au séminaire ou échangent avec son équipe dans un cadre professionnel.
La présente politique explique quelles données peuvent être collectées via le site Heat Pump Day, pourquoi elles sont traitées et comment les personnes concernées peuvent exercer leurs droits.
Cette politique concerne uniquement les traitements liés au site Heat Pump Day et aux demandes d'inscription au séminaire. Les traitements réalisés dans le cadre d'une mission client, d'une relation contractuelle, d'un recrutement ou d'une collaboration peuvent faire l'objet d'informations complémentaires spécifiques.
1. Responsable du traitement
Le responsable du traitement est :
Exergia SRL
Chemin du Cyclotron, 6
1348 Louvain-la-Neuve
Belgique
N° d'entreprise / TVA : BE1015.701.945
E-mail : info@heatpumpday.be
Pour toute question relative à la protection des données personnelles, tu peux contacter Exergia à l'adresse suivante : info@heatpumpday.be.
2. Données personnelles collectées
Exergia peut collecter des données personnelles lorsque tu demandes une inscription via le formulaire Tally intégré au site ou lorsque tu prends contact par e-mail.
Selon les cas, les données concernées peuvent inclure :
- données d'identification professionnelle : prénom, nom, fonction, entreprise, secteur d'activité ;
- données de contact : adresse e-mail, numéro de téléphone, adresse professionnelle ;
- catégorie de participant et informations nécessaires à la demande d'inscription ;
- contenu des messages transmis par e-mail ;
- informations relatives à une demande : sujet, contexte industriel, besoin exprimé, intérêt pour une expertise, un projet, un subside, un outil ou le séminaire ;
- données techniques strictement nécessaires au fonctionnement et à la sécurité du site, le cas échéant.
Exergia ne cherche pas à collecter de données sensibles via son site web. Il est donc demandé de ne pas transmettre d'informations confidentielles, sensibles ou couvertes par un secret industriel, sauf si cela a été convenu dans un cadre contractuel approprié.
3. Finalités des traitements
Les données personnelles peuvent être utilisées pour les finalités suivantes :
- traiter les demandes d'inscription au séminaire Heat Pump Day ;
- revoir et confirmer les inscriptions afin de garantir la qualité des échanges et l'équilibre du groupe ;
- organiser l'événement et communiquer avec les participants ;
- répondre à une demande de contact ou préparer un échange professionnel ;
- sécuriser le site et assurer son bon fonctionnement ;
- respecter les obligations légales applicables.
Les bases légales applicables sont celles mentionnées dans la politique Exergia d'origine selon le contexte : intérêt légitime d'Exergia à répondre aux sollicitations professionnelles et à organiser l'événement, mesures précontractuelles, consentement lorsque le contexte l'exige, exécution d'un contrat ou obligation légale selon le cas.
4. Formulaire Tally et contact par e-mail
Le site Heat Pump Day utilise un formulaire Tally intégré pour collecter les demandes d'inscription. Les informations transmises via ce formulaire sont utilisées pour comprendre la demande, organiser l'événement et confirmer les inscriptions.
Lorsque tu cliques sur le lien de contact du site, ton logiciel ou service de messagerie ouvre un message adressé à Exergia. Les informations que tu choisis d'envoyer sont utilisées pour comprendre ta demande et y répondre.
Le traitement des échanges par e-mail se fait dans le cadre de la messagerie professionnelle Microsoft 365 utilisée par Exergia.
5. Cookies et mesure d'audience
Les scans CookieYes et Cookiebot réalisés le 17 juin 2026 sur exergia.be indiquent 0 cookie et 0 tracker détecté.
Le site Heat Pump Day n'ajoute pas, dans sa configuration actuelle, d'outil analytics propre, de cookie publicitaire, de newsletter, de CRM ou de mécanisme de suivi marketing.
Si des cookies, traceurs, outils marketing, vidéos intégrées, services tiers, formulaires plus avancés, téléchargements contre adresse e-mail, newsletter ou CRM étaient ajoutés ultérieurement, cette politique serait mise à jour. Le cas échéant, Exergia mettrait également en place un mécanisme de consentement adapté avant le dépôt de cookies non strictement nécessaires.
6. Destinataires des données
Les données collectées sont destinées aux personnes habilitées au sein d'Exergia, dans la limite de leurs responsabilités.
Elles peuvent également être traitées par des prestataires techniques agissant pour le compte d'Exergia, notamment :
- Hostinger, pour l'hébergement du site ;
- Microsoft 365, pour la messagerie professionnelle ;
- Tally, pour le formulaire de demande d'inscription.
Ces prestataires ne peuvent traiter les données que selon leurs propres obligations contractuelles et, lorsqu'ils agissent comme sous-traitants d'Exergia, selon les instructions d'Exergia et dans le respect de la réglementation applicable.
Exergia ne vend pas les données personnelles collectées via son site.
7. Transferts hors Espace économique européen
Exergia privilégie des prestataires situés dans l'Espace économique européen lorsque cela est possible.
Certains services numériques utilisés par Exergia peuvent toutefois impliquer un transfert ou un accès à des données depuis un pays situé hors de l'Espace économique européen, notamment Microsoft 365 ou certains services tiers utilisés pour le fonctionnement du site.
Dans ce cas, Exergia veille à ce que des garanties appropriées soient prévues, notamment les clauses contractuelles types de la Commission européenne ou tout autre mécanisme reconnu par la réglementation applicable.
8. Durées de conservation
Exergia conserve les données uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, sous réserve des obligations légales applicables.
À titre indicatif :
- Demandes de contact sans suite commerciale : jusqu'à 3 ans après le dernier échange ;
- Données relatives à un prospect ou partenaire actif : jusqu'à 3 ans après le dernier contact significatif, sauf relation active ;
- Données clients, devis, contrats, factures et documents comptables : durées légales applicables, notamment comptables et fiscales ;
- Données techniques strictement nécessaires à la sécurité du site : durée limitée à ce qui est nécessaire pour assurer la sécurité et le bon fonctionnement du site.
Ces durées peuvent être adaptées si une conservation plus longue est nécessaire pour respecter une obligation légale, établir une preuve, défendre un droit ou gérer un litige.
9. Sécurité
Exergia met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger les données personnelles contre l'accès non autorisé, la perte, l'altération, la divulgation ou la destruction.
Ces mesures peuvent notamment inclure l'utilisation du protocole HTTPS, la limitation des accès aux outils internes, la gestion des droits utilisateurs, la sauvegarde des données nécessaires et la sélection de prestataires techniques adaptés.
Le site est hébergé chez Hostinger. La messagerie professionnelle est gérée via Microsoft 365.
Aucun système informatique ne peut toutefois garantir une sécurité absolue. En cas d'incident susceptible d'engendrer un risque pour les personnes concernées, Exergia prendra les mesures requises conformément à la réglementation applicable.
10. Droits des personnes concernées
Conformément au Règlement général sur la protection des données, tu disposes, selon les conditions prévues par la réglementation, des droits suivants :
- droit d'accès à tes données ;
- droit de rectification ;
- droit d'effacement ;
- droit à la limitation du traitement ;
- droit d'opposition ;
- droit à la portabilité des données lorsque ce droit est applicable ;
- droit de retirer ton consentement à tout moment lorsque le traitement repose sur le consentement.
Pour exercer ces droits, tu peux contacter Exergia à l'adresse suivante : info@heatpumpday.be.
Exergia pourra demander une information complémentaire si cela est nécessaire pour confirmer ton identité ou traiter correctement la demande.
Tu disposes également du droit d'introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données en Belgique : https://www.autoriteprotectiondonnees.be
11. Liens vers des sites tiers
Le site Heat Pump Day peut contenir des liens vers des sites tiers, par exemple des institutions publiques, partenaires, fournisseurs, plateformes professionnelles ou sources externes.
Exergia n'est pas responsable du contenu, de la sécurité ou des pratiques de confidentialité de ces sites tiers. Il est recommandé de consulter leurs propres politiques de confidentialité.
12. Modification de la politique
Exergia peut modifier la présente politique de confidentialité afin de l'adapter à l'évolution du site, de ses outils, de ses services ou de la réglementation applicable.
La version applicable est celle publiée sur cette page, avec la date de dernière mise à jour indiquée en haut du document.